จัดการงานส่งจำนวนมาก ด้วย Excel, API และ SHIPPOP ลดงานซ้ำร้านออนไลน์
เมื่อร้านค้าออนไลน์เริ่มมีออเดอร์เพิ่มขึ้น ปัญหาที่ตามมาไม่ใช่แค่จำนวนกล่องที่ต้องแพ็ก แต่คือ งานหลังบ้านที่เพิ่มขึ้นตามทุกออเดอร์ ทั้งการกรอกชื่อและที่อยู่ลูกค้า สร้างรายการจัดส่ง พิมพ์ใบปะหน้า เช็กสถานะ และตรวจสอบยอดเก็บเงินปลายทาง หากยังต้องทำทุกขั้นตอนด้วยมือ ออเดอร์ที่เพิ่มขึ้นอาจไม่ได้หมายถึงยอดขายที่ดีขึ้นเพียงอย่างเดียว แต่ยังหมายถึงเวลาทำงานและโอกาสเกิดข้อผิดพลาดที่เพิ่มขึ้นด้วย
สำหรับร้านที่มีพัสดุจำนวนมาก การจัดระบบงานส่งจึงเป็นเรื่องสำคัญ SHIPPOP มีเครื่องมือสำหรับช่วยลดขั้นตอนเหล่านี้ ตั้งแต่การบันทึกชื่อและที่อยู่ การนำเข้ารายการด้วย Excel ไปจนถึงการเชื่อม API เข้ากับระบบหลังบ้านของธุรกิจ รวมถึงการพิมพ์ใบปะหน้าและตรวจสอบ COD จากระบบเดียว เพื่อให้ร้านสามารถจัดการออเดอร์จำนวนมากได้คล่องตัวขึ้น
1. ลดการกรอกข้อมูลซ้ำด้วยการบันทึกชื่อและที่อยู่
ลองนึกถึงร้านที่ต้องส่งสินค้าให้ลูกค้าประจำ ตัวแทนจำหน่าย หรือสาขาเดิมหลายครั้งในแต่ละเดือน หากทุกครั้งต้องกลับมากรอกชื่อ เบอร์โทร และที่อยู่ใหม่ทั้งหมด นอกจากเสียเวลาแล้ว ยังมีโอกาสพิมพ์ข้อมูลผิดอีกด้วย
SHIPPOP รองรับการ บันทึกชื่อและที่อยู่เพื่อช่วยลดขั้นตอนการสร้างรายการขนส่ง ทำให้ข้อมูลที่ใช้งานเป็นประจำสามารถนำกลับมาใช้ได้ง่ายขึ้น แทนที่จะเริ่มกรอกใหม่ตั้งแต่ต้นทุกออเดอร์
ฟีเจอร์ลักษณะนี้อาจดูเป็นเรื่องเล็กเมื่อร้านมีวันละไม่กี่ออเดอร์ แต่เมื่อเพิ่มเป็นหลักสิบหรือหลักร้อยรายการต่อวัน เวลาที่ลดลงเพียงเล็กน้อยในแต่ละออเดอร์สามารถรวมกันเป็นเวลาทำงานจำนวนมาก และยังช่วยให้ทีมงานโฟกัสกับการแพ็กสินค้า ตรวจสอบความถูกต้อง และบริการลูกค้าได้มากขึ้น
2. ออเดอร์เยอะ ไม่ต้องสร้างทีละรายการด้วย Import Excel
อีกปัญหาที่ร้านใหญ่เจอบ่อยคือมีข้อมูลลูกค้าอยู่แล้วใน Excel แต่ต้องนำข้อมูลเหล่านั้นมากรอกในระบบจัดส่งทีละรายการ กลายเป็นการทำงานซ้ำโดยไม่จำเป็น
SHIPPOP รองรับการ Import / Export รายการผ่านไฟล์ Excel โดยข้อมูลออเดอร์จำนวนมากสามารถถูกเตรียมไว้ในไฟล์แล้วนำเข้าสู่ระบบเพื่อสร้างรายการจัดส่งได้ ซึ่งช่วยลดขั้นตอนการคีย์ข้อมูลทีละออเดอร์ และลดความเสี่ยงจากการพิมพ์ข้อมูลซ้ำหลายครั้ง โดย SHIPPOP ระบุว่าระบบรองรับไฟล์ Excel ประเภท XLS และ XLSX
ตัวอย่างเช่น ร้านมีออเดอร์ 300 รายการจากระบบขายของของตัวเอง แทนที่จะเปิดหน้าสร้างพัสดุแล้วกรอกข้อมูลลูกค้าทีละคน ทีมงานสามารถจัดข้อมูลให้เป็นรูปแบบที่กำหนดใน Excel แล้ว Import เข้าระบบครั้งเดียว จากนั้นจึงไปตรวจสอบและดำเนินการจัดส่งต่อ
สำหรับร้านที่ยังไม่จำเป็นต้องพัฒนาระบบ API การใช้ Excel จึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ค่อนข้างเหมาะ เพราะยังใช้ Workflow ที่ทีมงานคุ้นเคย แต่ลดงาน Manual ลงได้มาก
3. ธุรกิจที่มีระบบหลังบ้านอยู่แล้ว ใช้ API ลดการย้ายข้อมูลไปมา
เมื่อธุรกิจมีออเดอร์มากขึ้น การใช้ Excel อาจเริ่มไม่เพียงพอ โดยเฉพาะร้านที่มีเว็บไซต์ E-commerce, OMS, ERP หรือระบบหลังบ้านของตัวเอง เพราะปัญหาใหม่จะกลายเป็น “ออเดอร์อยู่ระบบหนึ่ง แต่งานขนส่งอยู่อีกระบบหนึ่ง”
ถ้าพนักงานต้อง Export ข้อมูลจากระบบ A แล้วนำไป Import ในระบบ B ทุกวัน ก็ยังมีงานซ้ำและต้องพึ่งพาการทำงานของคนอยู่
SHIPPOP จึงมี API หรือ Shipping Gateway สำหรับเชื่อมระบบของธุรกิจเข้ากับระบบขนส่ง โดยหน้า Developer ของ SHIPPOP ระบุว่าสามารถเชื่อมระบบกับผู้ให้บริการขนส่งหลายรายผ่านการเชื่อมต่อกับ SHIPPOP เพียงจุดเดียวได้
ในทางการทำงาน นั่นหมายความว่าธุรกิจสามารถออกแบบ Workflow ให้เมื่อมีออเดอร์เข้ามา ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการจัดส่งสามารถถูกส่งต่อเข้าสู่กระบวนการขนส่งโดยไม่ต้องให้พนักงานมานั่งคัดลอกข้อมูลใหม่ทุกครั้ง
ยิ่งธุรกิจมีออเดอร์มาก ประโยชน์ของ Automation ยิ่งเห็นชัด เพราะเป้าหมายไม่ใช่เพียง “ทำให้พนักงานทำงานเร็วขึ้น” แต่คือ ลดจำนวนขั้นตอนที่พนักงานจำเป็นต้องทำตั้งแต่แรก
4. สร้างรายการแล้ว พิมพ์ใบปะหน้าเพื่อเข้าสู่ขั้นตอนแพ็กได้ทันที
หลังจากสร้างรายการขนส่ง ปัญหาต่อไปคือการเตรียมใบปะหน้า
หากร้านยังเขียนชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรลงบนกล่องด้วยมือ จำนวนออเดอร์ที่เพิ่มขึ้นย่อมทำให้ขั้นตอนนี้ช้าลง และยังเพิ่มความเสี่ยงจากข้อมูลผิด ลายมืออ่านไม่ชัด หรือจับคู่กล่องกับผู้รับผิดคน
SHIPPOP มีระบบสำหรับ พิมพ์ใบปะหน้าพัสดุ และระบุว่ารองรับการใช้งานกับเครื่องพิมพ์หลายรูปแบบ เช่น เครื่องพิมพ์ขนาด 4×6, A6 และเครื่องพิมพ์พกพา
ดังนั้น Workflow สามารถเปลี่ยนจาก
เปิดออเดอร์ → คัดลอกชื่อ → คัดลอกที่อยู่ → เขียนหน้ากล่อง → ทำกล่องต่อไป
มาเป็น
นำเข้าออเดอร์ → สร้างรายการ → พิมพ์ใบปะหน้า → แปะกล่อง → ส่ง
เมื่อมีออเดอร์หลักร้อยต่อวัน ความแตกต่างของ Workflow สองแบบนี้ส่งผลต่อความเร็วในการแพ็กสินค้าอย่างชัดเจน
5. งาน COD ต้องไม่ได้จบแค่ “ส่งสำเร็จ” แต่ต้องรู้ว่าเงินเข้าหรือยัง
สำหรับร้านที่มีบริการ เก็บเงินปลายทาง หรือ COD (Cash on Delivery) การบริหารออเดอร์จะมีอีกขั้นตอนหนึ่งคือการตรวจสอบเงิน
เพราะสถานะ “พัสดุส่งถึงแล้ว” ไม่ได้หมายความว่างานบัญชีของออเดอร์นั้นจบแล้วเสมอ ร้านยังต้องรู้ว่ายอด COD ถูกเรียกเก็บแล้วหรือไม่ อยู่ในสถานะใด และเงินถูกโอนกลับเข้ามาหรือยัง
SHIPPOP ระบุว่าระบบ COD มี รายงานสถานะการจ่ายเงินแบบเรียลไทม์ และสามารถเช็กยอด COD เพื่อดูสถานะของเงินได้จากระบบ
จุดนี้สำคัญกับร้านที่มี COD จำนวนมาก เพราะแทนที่จะต้องไล่ตรวจข้อมูลจากหลายแหล่ง ทีมบัญชีหรือทีม Operation สามารถใช้ข้อมูลในระบบมาประกอบการตรวจสอบยอดได้ง่ายขึ้น
6. สมุดที่อยู่ + Excel + API ไม่ได้แทนกัน แต่เหมาะกับธุรกิจคนละระดับ
เครื่องมือทั้งสามแบบควรถูกมองเป็นขั้นของการจัดการงานส่ง
ร้านที่มีลูกค้าประจำ สามารถเริ่มจากการบันทึกชื่อและที่อยู่ เพื่อลดการกรอกข้อมูลเดิมซ้ำ ๆ
ร้านที่เริ่มมีออเดอร์จำนวนมาก สามารถใช้ Import Excel เพื่อสร้างหลายรายการพร้อมกัน แทนการคีย์ทีละออเดอร์
ส่วน ธุรกิจที่มีเว็บไซต์หรือระบบหลังบ้านของตัวเองและมีออเดอร์จำนวนมากอย่างต่อเนื่อง การเชื่อม API จะช่วยลดขั้นตอนการส่งข้อมูลระหว่างระบบ และเปิดทางไปสู่ Automation ที่มากขึ้น โดย SHIPPOP มีบริการสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณการส่งสูง รวมถึง API, Import/Export, Dashboard และการพิมพ์เอกสารจัดส่ง
ดังนั้นคำถามจึงไม่ใช่ว่า “Excel หรือ API แบบไหนดีกว่า” แต่ควรถามว่า ธุรกิจของเราอยู่ในระดับไหน และส่วนใดของ Workflow ที่เสียเวลามากที่สุด
7. ยิ่งออเดอร์เยอะ ยิ่งต้องลด “งานซ้ำ” ก่อนเพิ่มคน
เมื่อยอดขายเติบโต หลายธุรกิจเลือกแก้ปัญหาด้วยการเพิ่มพนักงานแพ็กของหรือเพิ่มทีม Operation แต่ก่อนเพิ่มต้นทุนด้านบุคลากร สิ่งหนึ่งที่ควรตรวจสอบคือ ขั้นตอนปัจจุบันมีงานที่ไม่จำเป็นอยู่มากแค่ไหน
ถ้าพนักงานยังต้องคัดลอกที่อยู่
สร้างออเดอร์ทีละรายการ
ย้ายข้อมูลจากระบบหนึ่งไปอีกระบบหนึ่ง
เขียนหรือจัดทำใบปะหน้าทีละกล่อง
และตรวจ COD จากหลายที่
ต่อให้เพิ่มพนักงานมากขึ้น ปัญหาพื้นฐานก็ยังคงอยู่
การใช้ สมุดที่อยู่ + Import Excel + API + ใบปะหน้า + ระบบตรวจสอบ COD จึงมีเป้าหมายเดียวกัน คือทำให้ข้อมูลหนึ่งชุดสามารถเดินผ่านกระบวนการจัดส่งได้โดยมีการทำงานซ้ำจากคนน้อยที่สุด
จัดการงานส่งให้โตตามยอดขาย ไม่ใช่เพิ่มงานตามยอดขาย
ธุรกิจ E-commerce ที่เติบโตไม่ควรต้องแลกทุกออเดอร์ใหม่กับงานหลังบ้านที่เพิ่มขึ้นในสัดส่วนเท่ากัน
SHIPPOP ช่วยรวบรวมเครื่องมือสำหรับจัดการงานขนส่ง ตั้งแต่การบันทึกข้อมูลผู้รับ การ Import Excel สำหรับงานจำนวนมาก การเชื่อม API สำหรับธุรกิจที่ต้องการ Automation ไปจนถึงการพิมพ์ใบปะหน้าและตรวจสอบ COD เพื่อช่วยให้กระบวนการจัดส่งเป็นระบบและรองรับการเติบโตได้มากขึ้น
เมื่อออเดอร์เพิ่ม สิ่งที่ควรเพิ่มคือยอดขาย ไม่ใช่งานซ้ำ
หากร้านของคุณกำลังใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อวันกับการสร้างรายการจัดส่ง ลองเริ่มตรวจสอบ Workflow ปัจจุบัน แล้วเลือกเครื่องมือของ SHIPPOP ให้เหมาะกับจำนวนออเดอร์และรูปแบบการทำงานของธุรกิจคุณ
SHIPPOP — จัดการงานส่งจำนวนมากให้ง่ายขึ้นในระบบเดียว
