แจ้งเตือนออเดอร์ดังขึ้น แล้วครั้งนี้ที่อยู่ปลายทางไม่ได้อยู่ในประเทศไทย แต่เป็น ลูกค้าต่างประเทศคนแรกของร้าน
ดีใจได้ไม่กี่วินาที คำถามต่อมาก็มักตามมาทันที
ต้องแพ็กแบบไหน?
ต้องใช้เอกสารอะไร?
เลือกขนส่งอย่างไร?
ลูกค้าต้องเสียภาษีไหม?
แล้วหลังส่งจะ Tracking จากตรงไหน?
สำหรับร้านค้าออนไลน์ที่เพิ่งเริ่มขายต่างประเทศ การส่งของไปต่างประเทศอาจดูมีขั้นตอนเยอะกว่าการส่งในประเทศ แต่ถ้าแยกเป็น Checklist ทีละขั้น การส่งพัสดุออเดอร์แรกไปหาลูกค้าต่างประเทศก็ไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คิด
สิ่งสำคัญคือ อย่าเพิ่งรีบแพ็กแล้วส่งทันที
เพราะก่อนที่กล่องจะออกจากประเทศไทย ต้องตรวจสอบตั้งแต่ประเภทสินค้า ข้อมูลผู้รับ น้ำหนักและขนาด เอกสารประกอบการส่ง ภาษี ไปจนถึงเงื่อนไขของประเทศปลายทาง
มาดูกันว่าเมื่อ ออเดอร์แรกจากต่างประเทศเข้ามาแล้ว ร้านควรทำอะไรบ้าง ตั้งแต่เช็กสินค้า แพ็กกล่อง เตรียมเอกสาร ไปจนถึงเลือกขนส่งต่างประเทศและติดตามพัสดุ ใน 12 ขั้นตอนนี้
Step 1 เช็กก่อนว่าสินค้า “ส่งไปต่างประเทศได้หรือไม่” (ของต้องห้าม/ต้องกำกัด)
ก่อนคิดเรื่องค่าส่ง สิ่งแรกที่ต้องตรวจสอบคือ
สินค้าของเราสามารถส่งไปประเทศนั้นได้หรือไม่?
เพราะสินค้าบางชนิดอาจไม่มีปัญหาในการจำหน่ายในประเทศไทย แต่เมื่อส่งออกไปต่างประเทศอาจมีข้อห้าม ข้อจำกัด หรือจำเป็นต้องมีใบอนุญาตเพิ่มเติม
กรมศุลกากรแบ่งสินค้าที่มีข้อควบคุมออกเป็นทั้ง ของต้องห้าม และ ของต้องกำกัด โดยสินค้าต้องกำกัดสามารถส่งออกได้เมื่อดำเนินการตามเงื่อนไขและได้รับอนุญาตจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น อาหาร ยา เครื่องสำอาง พืช หรือสินค้าบางประเภทที่อยู่ภายใต้กฎหมายเฉพาะ
SHIPPOP ก็แนะนำให้ผู้ส่งตรวจสอบทั้งข้อกำหนดของประเทศไทยและกฎของประเทศปลายทาง เพราะสินค้าบางชนิดอาจส่งออกจากไทยได้ แต่ไม่สามารถนำเข้าประเทศปลายทางได้ หรือมีเงื่อนไขเพิ่มเติม
Checklist ก่อนรับออเดอร์
☐ สินค้าเป็นสินค้าต้องห้ามหรือไม่
☐ ต้องมีใบอนุญาตหรือเอกสารรับรองหรือไม่
☐ ประเทศปลายทางอนุญาตให้นำเข้าสินค้านี้หรือไม่
☐ บริษัทขนส่งที่เลือกยอมรับสินค้าประเภทนี้หรือไม่
โดยเฉพาะอาหาร เครื่องดื่ม เครื่องสำอาง ผลิตภัณฑ์จากพืช ผลิตภัณฑ์จากสัตว์ ยา และสินค้าที่มีของเหลว ควรตรวจสอบเงื่อนไขอย่างละเอียดก่อนทุกครั้ง
Step 2 ตรวจที่อยู่ผู้รับต่างประเทศและ Postal Code ให้ครบ
การส่งพัสดุในประเทศ ถ้าที่อยู่ผิดเล็กน้อย บางครั้งขนส่งยังสามารถโทรสอบถามผู้รับได้
แต่การส่งต่างประเทศ ข้อมูลที่ผิดเพียงส่วนเดียวอาจทำให้พัสดุล่าช้า ติดขั้นตอนตรวจสอบ หรือถูกส่งกลับได้
ข้อมูลที่ควรได้รับจากลูกค้า ได้แก่
- ชื่อและนามสกุลผู้รับ
- ที่อยู่แบบละเอียด
- เมือง
- State / Province หากประเทศนั้นใช้
- Postal Code / ZIP Code
- ประเทศ
- หมายเลขโทรศัพท์
จุดที่ควรตรวจเป็นพิเศษ
Postal Code
เพราะเป็นข้อมูลสำคัญในการระบุพื้นที่ปลายทางและอาจมีผลต่อบริการที่สามารถเลือกใช้ได้
รวมถึงควรขอให้ลูกค้าให้ข้อมูล เป็นภาษาอังกฤษ และตรวจสอบอีกครั้งก่อนสร้างรายการจัดส่ง
ก่อนกด Confirm Order อาจส่งข้อความให้ลูกค้ายืนยันว่า
“Please confirm your shipping address and postal code before shipment.”
เพียงหนึ่งขั้นตอนนี้ก็ช่วยลดปัญหาพัสดุไปผิดปลายทางได้มาก
Step 3 ชั่งน้ำหนักและวัดขนาดกล่อง “หลังแพ็ก” เพื่อเช็กค่าส่งต่างประเทศ
อีกหนึ่งข้อผิดพลาดของมือใหม่ คือใช้เฉพาะน้ำหนักสินค้าในการเช็กราคา
ตัวอย่างเช่น
สินค้า = 800 กรัม
แต่เมื่อรวม
กล่อง
Bubble
กระดาษกันกระแทก
เทป
และเอกสาร
น้ำหนักจริงหลังแพ็กอาจกลายเป็น 1.2 กิโลกรัม
ดังนั้นข้อมูลที่ใช้เช็กราคาควรเป็น
น้ำหนักหลังแพ็กเสร็จแล้ว
และอย่าลืมวัด
กว้าง × ยาว × สูง
ของกล่องด้วย
เพราะค่าขนส่งระหว่างประเทศสามารถขึ้นอยู่กับทั้งน้ำหนัก ขนาดพัสดุ ประเภทบริการ บริษัทขนส่ง และประเทศปลายทาง
เทคนิคสำหรับร้านที่คิดจะขายต่างประเทศต่อเนื่อง
สร้างกล่องมาตรฐานไว้ เช่น
Box S — สินค้า 1 ชิ้น
Box M — สินค้า 2–3 ชิ้น
Box L — Order Set
แล้วบันทึกน้ำหนักและขนาดของแต่ละรูปแบบไว้
เมื่อลูกค้าต่างประเทศคนต่อไปสั่งสินค้า ร้านจะสามารถประเมินค่าขนส่งได้เร็วขึ้นมาก
Step 4 แพ็กกล่องให้พร้อมสำหรับการส่งพัสดุไปต่างประเทศ
การส่งต่างประเทศอาจผ่านการเคลื่อนย้ายหลายขั้นตอน
จากร้าน
→ จุดรับพัสดุ
→ ศูนย์คัดแยก
→ สนามบิน
→ ประเทศปลายทาง
→ ศูนย์กระจายสินค้า
→ ผู้รับ
ดังนั้นอย่าแพ็กโดยคิดเพียงว่า
“แค่ปิดฝากล่องได้ก็พอ”
กล่องควรสามารถรองรับการเดินทางที่ยาวขึ้นได้
แนวทางพื้นฐาน
☐ เลือกกล่องที่แข็งแรงและพอดีกับสินค้า
☐ ห่อสินค้าแยกแต่ละชิ้น
☐ เติมช่องว่างภายในกล่อง
☐ ป้องกันมุมหรือส่วนที่แตกหักง่าย
☐ สินค้าไม่ควรเคลื่อนไปมาเมื่อเขย่ากล่อง
☐ ปิดเทปบริเวณรอยต่อให้แน่น
☐ หากเป็นของเหลว ต้องป้องกันการรั่วซึมตามเงื่อนไขของบริการ
ร้านควรมองว่า Packaging ไม่ใช่แค่ต้นทุน แต่เป็น ประกันชั้นแรกของสินค้า
เพราะต่อให้เลือกขนส่งที่ดี หากแพ็กไม่เหมาะสม สินค้าก็ยังมีโอกาสเสียหายระหว่างเดินทางได้
Step 5 เตรียมรายละเอียดสินค้าเป็นภาษาอังกฤษ
เวลาส่งพัสดุต่างประเทศ อย่าอธิบายสินค้าแบบกว้างเกินไป เช่น
Product
Gift
Sample
Accessory
ควรระบุให้ชัดเจนว่าสิ่งที่อยู่ในกล่องคืออะไร
ตัวอย่าง
แทนที่จะเขียน
Clothes
ใช้
Cotton T-Shirt
แทน
Food
ใช้คำที่ระบุประเภทสินค้าจริงให้ชัดเจน
ข้อมูลที่ควรเตรียม ได้แก่
- ชื่อสินค้า
- จำนวน
- มูลค่าต่อชิ้น
- มูลค่ารวม
- ประเทศต้นกำเนิดสินค้า หากเอกสารหรือบริการกำหนด
- วัตถุประสงค์ของการส่ง เช่น Sale / Commercial Goods ตามข้อเท็จจริง
สิ่งสำคัญคือข้อมูลต้อง ตรงกับสินค้าจริง
ไม่ควรลดมูลค่าสินค้าหรือระบุประเภทสินค้าไม่ตรงกับความจริงเพื่อหวังหลีกเลี่ยงภาษี เพราะข้อมูลดังกล่าวเกี่ยวข้องกับพิธีการศุลกากร
Step 6 เตรียมเอกสารส่งของไปต่างประเทศ: Air Waybill และ Commercial Invoice
นี่คือส่วนที่คนเริ่มส่งต่างประเทศมักกังวลที่สุด
แต่จริง ๆ สามารถแยกให้เข้าใจง่ายได้เป็น 2 เอกสารหลัก
Air Waybill
Air Waybill หรือ AWB เป็นเอกสารกำกับการขนส่ง ซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่ง ผู้รับ และรายการจัดส่ง
SHIPPOP ระบุว่าข้อมูลใน Air Waybill สำหรับการขนส่งต่างประเทศต้องกรอกอย่างครบถ้วน และข้อมูลควรตรงกับ Invoice โดยข้อมูลดังกล่าวใช้ภาษาอังกฤษ
หมายเลข Air Waybill ยังมีความสำคัญต่อการติดตามสถานะพัสดุอีกด้วย
Commercial Invoice
Commercial Invoice คือเอกสารแสดงรายละเอียดการซื้อขายสินค้า
โดยทั่วไปจะประกอบด้วยข้อมูลอย่าง
ชื่อผู้ส่ง
ชื่อผู้รับ
รายการสินค้า
จำนวน
มูลค่า
และเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการตรวจสอบของศุลกากร
SHIPPOP ระบุว่าสำหรับการส่งผ่านบริการระหว่างประเทศ เอกสาร Commercial Invoice เป็นเอกสารสำคัญ และอาจต้องมีเอกสารเพิ่มเติมตามปริมาณ มูลค่าสินค้า และข้อกำหนดประเทศปลายทาง
ดังนั้นอย่าใช้วิธี
“พิมพ์ Label แล้วติดกล่องก็จบ”
เหมือนการส่งในประเทศ
ควรตรวจรายการเอกสารของบริการที่เลือกทุกครั้งก่อนส่ง
Step 7 เช็กเรื่องภาษีนำเข้าประเทศปลายทางกับลูกค้าก่อนส่ง
อีกคำถามที่ควรเคลียร์ก่อนกล่องออกจากประเทศไทยคือ
“ถ้ามีภาษีนำเข้าที่ประเทศปลายทาง ใครเป็นคนจ่าย?”
พัสดุต่างประเทศต้องผ่านกระบวนการศุลกากรของประเทศปลายทาง และภาษีหรืออากรที่เกิดขึ้นจะขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ เช่น
ประเภทสินค้า
มูลค่าสินค้า
พิกัดสินค้า
และกฎหมายของประเทศนั้น
SHIPPOP ระบุว่าศุลกากรประเทศปลายทางสามารถเรียกเก็บภาษีนำเข้าตามหลักเกณฑ์ของประเทศนั้น ๆ
ดังนั้นร้านควรแจ้งลูกค้าไว้ตั้งแต่ก่อนชำระเงินว่า
ราคาสินค้าและค่าจัดส่งรวมภาษีนำเข้าปลายทางหรือไม่
เพื่อลดปัญหาเมื่อขนส่งติดต่อให้ผู้รับชำระค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแล้วลูกค้าปฏิเสธรับสินค้า
Step 8 เลือกขนส่งต่างประเทศ อย่าดูแค่ “ค่าส่งถูกที่สุด”
เมื่อข้อมูลทุกอย่างพร้อม ก็ถึงเวลาเลือกขนส่ง
มือใหม่มักมองอันดับแรกว่า
เจ้าไหนถูกที่สุด?
แต่จริง ๆ ควรเปรียบเทียบอย่างน้อย
ราคา + ระยะเวลา + เงื่อนไขบริการ + จุดรับพัสดุ
เพราะออเดอร์บางรายการ ลูกค้าอาจยอมจ่ายเพิ่มเพื่อให้ถึงเร็ว
ในขณะที่บางรายการไม่รีบ และต้องการตัวเลือกที่ประหยัดกว่า
SHIPPOP Cross Border ช่วยให้ผู้ใช้เปรียบเทียบตัวเลือกค่าจัดส่งต่างประเทศ ชำระเงินออนไลน์ ออกหมายเลขพัสดุ พิมพ์ใบปะหน้า และติดตามสถานะผ่าน SHIPPOP Tracking ได้ โดยมีทั้งตัวเลือกเข้ารับพัสดุตามเงื่อนไขบริการและการนำไป Drop Off
ดังนั้นก่อนเลือก ลองถามว่า
“ออเดอร์นี้ต้องการอะไร?”
ไม่ใช่
“ร้านเราใช้ขนส่งเจ้าไหนประจำ?”
Step 9 พิมพ์เอกสารและตรวจกล่องรอบสุดท้าย
ก่อนส่งจริง ให้ทำ Final Check
หน้ากล่อง
☐ ใบปะหน้าติดเรียบร้อย
☐ Barcode อ่านได้ชัด
☐ ไม่มีเทปปิด Barcode
☐ ชื่อผู้รับถูกต้อง
☐ ประเทศถูกต้อง
เอกสาร
☐ Air Waybill ครบ
☐ Commercial Invoice ครบ
☐ เอกสารเพิ่มเติมครบ หากสินค้ากำหนด
☐ จำนวนเอกสารตรงตามเงื่อนไขบริการ
ตัวสินค้า
☐ แพ็กเรียบร้อย
☐ ไม่มีของต้องห้าม
☐ จำนวนสินค้าตรงกับ Invoice
☐ น้ำหนักและขนาดตรงกับข้อมูลที่สร้างรายการ
อย่ามองขั้นตอนนี้ว่าเสียเวลา
เพราะการใช้เวลาเพิ่ม 2 นาทีที่ต้นทาง อาจช่วยลดปัญหาหลายวันเมื่อสินค้าเดินทางไปถึงต่างประเทศ
Step 10 เก็บเลข Tracking และส่งให้ลูกค้าต่างประเทศทันที
หลังพัสดุเข้าสู่ระบบขนส่งแล้ว อย่าปล่อยให้ลูกค้าเป็นฝ่ายถามว่า
“ส่งหรือยัง?”
ร้านควรแจ้งลูกค้าเชิงรุก
เช่น
Your order has been shipped. Here is your tracking number: XXXXXXX
แล้วส่ง Tracking Link หรือช่องทางตรวจสอบไปพร้อมกัน
SHIPPOP Cross Border รองรับการติดตามสถานะพัสดุผ่านระบบ SHIPPOP Tracking หลังสร้างรายการจัดส่ง
วิธีนี้ช่วยสร้างความมั่นใจให้ลูกค้าต่างประเทศได้มาก เพราะลูกค้าอยู่ไกลจากร้านและไม่สามารถติดต่อหรือเดินมาถามได้ง่ายเหมือนลูกค้าในประเทศ
Step 11 ติดตามสถานะพัสดุต่างประเทศจนถึงมือผู้รับ
ส่งกล่องออกไปแล้วไม่ได้หมายความว่างานจบ
โดยเฉพาะ ออเดอร์ต่างประเทศครั้งแรก
ควรใช้เป็นโอกาสในการเรียนรู้ Workflow จริงของร้าน
ลองตรวจว่า
พัสดุเข้าระบบวันไหน
ออกจากประเทศไทยเมื่อไร
ถึงประเทศปลายทางเมื่อไร
ติด Customs นานหรือไม่
ถึงลูกค้ากี่วัน
ข้อมูลเหล่านี้มีค่ามาก
เพราะออเดอร์ถัดไป คุณจะสามารถตอบลูกค้าได้แม่นขึ้นว่า
“โดยปกติใช้เวลาประมาณกี่วัน”
แทนที่จะตอบจากการคาดเดา
Step 12 เมื่อส่งสำเร็จแล้ว เก็บข้อมูลไว้ใช้กับออเดอร์ถัดไป
ออเดอร์แรกไม่ควรเป็นเพียงยอดขายหนึ่งรายการ
แต่ควรกลายเป็น Template สำหรับการขายต่างประเทศครั้งต่อไป
บันทึกไว้ว่า
ประเทศไหน
สินค้าอะไร
ใช้กล่องขนาดไหน
น้ำหนักเท่าไร
ค่าส่งเท่าไร
ใช้บริการอะไร
ใช้เวลากี่วัน
มีภาษีหรือไม่
ลูกค้าได้รับสินค้าในสภาพอย่างไร
เมื่อมีออเดอร์ประเทศเดิมเข้ามาอีก คุณจะไม่ต้องเริ่มคิดทุกอย่างใหม่ตั้งแต่ศูนย์
นี่คือจุดที่การขาย Cross Border เริ่มเปลี่ยนจาก
“ลองส่งต่างประเทศดูสักครั้ง”
เป็น
“ระบบขายต่างประเทศของร้าน”
Checklist ส่งของไปต่างประเทศ ก่อนส่งทุกออเดอร์
เซฟส่วนนี้ไว้เช็กก่อนส่งทุกครั้ง
☐ ตรวจสอบว่าสินค้าส่งออกได้
☐ ตรวจสอบกฎประเทศปลายทาง
☐ เช็กสินค้าต้องห้าม/ต้องกำกัด
☐ ตรวจชื่อและที่อยู่ผู้รับ
☐ ตรวจ Postal Code
☐ ชั่งน้ำหนักหลังแพ็ก
☐ วัดกว้าง × ยาว × สูง
☐ แพ็กสินค้าให้เหมาะกับการเดินทาง
☐ เตรียมรายละเอียดสินค้าเป็นภาษาอังกฤษ
☐ ระบุมูลค่าสินค้าตามจริง
☐ เตรียม Air Waybill
☐ เตรียม Commercial Invoice
☐ เช็กเอกสารเพิ่มเติม
☐ แจ้งเงื่อนไขภาษีกับลูกค้า
☐ เปรียบเทียบราคาและบริการขนส่ง
☐ พิมพ์ใบปะหน้า
☐ เก็บ Tracking
☐ ส่ง Tracking ให้ลูกค้า
☐ ตรวจสถานะจนส่งสำเร็จ
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการส่งของไปต่างประเทศ (FAQ)
ส่งของไปต่างประเทศ ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?
เอกสารหลักคือ Air Waybill (AWB) และ Commercial Invoice ซึ่งต้องกรอกเป็นภาษาอังกฤษและข้อมูลต้องตรงกัน บางสินค้าหรือบางประเทศอาจต้องใช้เอกสารเพิ่มเติม เช่น ใบอนุญาตหรือใบรับรอง ควรตรวจเงื่อนไขของบริการที่เลือกก่อนส่งทุกครั้ง
ค่าส่งของไปต่างประเทศคิดจากอะไร?
ค่าขนส่งระหว่างประเทศขึ้นอยู่กับน้ำหนักหลังแพ็ก ขนาดกล่อง (กว้าง × ยาว × สูง) ประเทศปลายทาง ประเภทบริการ และบริษัทขนส่ง จึงควรชั่งและวัดกล่องหลังแพ็กเสร็จก่อนเช็กราคาทุกครั้ง
ส่งพัสดุไปต่างประเทศ ขนส่งเจ้าไหนดี?
ไม่มีเจ้าไหนดีที่สุดสำหรับทุกออเดอร์ ควรเปรียบเทียบ ราคา ระยะเวลาจัดส่ง เงื่อนไขสินค้า และจุดรับพัสดุ ให้เหมาะกับแต่ละออเดอร์ การใช้แพลตฟอร์มที่เปรียบเทียบหลายขนส่งในที่เดียว เช่น SHIPPOP Cross Border ช่วยให้เลือกได้เร็วขึ้น
ลูกค้าต่างประเทศต้องเสียภาษีนำเข้าไหม?
อาจต้องเสีย ขึ้นอยู่กับประเภทสินค้า มูลค่า พิกัดสินค้า และกฎหมายของประเทศปลายทาง ร้านควรแจ้งลูกค้าก่อนชำระเงินว่าราคารวมภาษีนำเข้าหรือไม่ เพื่อป้องกันการปฏิเสธรับพัสดุ
ส่งของไปต่างประเทศแล้วติดตามพัสดุได้อย่างไร?
หลังสร้างรายการจัดส่ง จะได้หมายเลขพัสดุ (Tracking Number) ซึ่งใช้ตรวจสถานะได้ หากส่งผ่าน SHIPPOP Cross Border สามารถติดตามผ่าน SHIPPOP Tracking และควรส่งเลข Tracking ให้ลูกค้าทันทีหลังส่ง
ออเดอร์แรกสำคัญ เพราะมันคือจุดเริ่มต้นของตลาดใหม่
หลายร้านมองการขายต่างประเทศว่าเป็นเรื่องของธุรกิจใหญ่
แต่จริง ๆ ทุกธุรกิจที่ขาย Cross Border เริ่มต้นเหมือนกัน
เริ่มจากออเดอร์แรก
จากลูกค้าคนแรก
ประเทศแรก
กล่องแรก
และ Tracking Number แรก
สิ่งสำคัญไม่ใช่การทำทุกอย่างให้ซับซ้อนตั้งแต่วันแรก แต่คือการสร้าง Workflow ที่ถูกต้องและสามารถทำซ้ำได้เมื่อออเดอร์เพิ่มขึ้น
SHIPPOP Cross Border ช่วยรวมขั้นตอนสำคัญของการส่งพัสดุต่างประเทศ ตั้งแต่ เปรียบเทียบตัวเลือกขนส่ง จองและชำระค่าบริการ ออกหมายเลขพัสดุ พิมพ์ใบปะหน้า ไปจนถึงติดตามสถานะ ผ่านระบบเดียว
ดังนั้นเมื่อออเดอร์ต่างประเทศแรกเข้ามา
แทนที่จะคิดว่า
“ต้องทำอะไรบ้างเนี่ย?”
ลองเปลี่ยนเป็น
“นี่คือ Checklist ที่เราจะใช้กับทุกออเดอร์ต่างประเทศต่อจากนี้”
เพราะเมื่อระบบพร้อม
ออเดอร์แรก อาจไม่ใช่ออเดอร์เดียวจากต่างประเทศอีกต่อไป
พร้อมส่งของไปต่างประเทศแล้วใช่ไหม? เปรียบเทียบค่าส่งพัสดุต่างประเทศจากหลายขนส่ง จองและติดตามสถานะได้ในระบบเดียวที่ SHIPPOP Cross Border
