ขายดีขึ้น ออเดอร์เยอะขึ้น เป็นสิ่งที่ร้านค้าออนไลน์ทุกคนอยากเห็น แต่พอออเดอร์จากวันละไม่กี่สิบกลายเป็นหลักร้อย ปัญหาใหม่ก็มักตามมา
ต้องคีย์ชื่อและที่อยู่ลูกค้าทีละรายการ
ต้องทำรายการส่งของซ้ำ ๆ
ต้องพิมพ์ใบปะหน้าจำนวนมาก
ต้องคอยเช็กว่าพัสดุไหนส่งแล้วหรือยัง
และบางวันทีมงานใช้เวลาเกือบทั้งหมดไปกับการจัดการงานส่งของ
จากยอดขายที่ควรเป็นเรื่องดี กลับกลายเป็นว่า “ออเดอร์เยอะ แต่จัดการไม่ไหว”
แล้วถ้าออเดอร์เยอะขึ้น ร้านค้าออนไลน์ควรจัดการอย่างไร โดยไม่ต้องเพิ่มงานหลังบ้านตามจำนวนออเดอร์?
ออเดอร์เยอะ จัดการยังไงไม่ให้ส่งของผิดหรือส่งไม่ทัน?
สิ่งแรกที่ควรทำไม่ใช่รีบเพิ่มคน แต่ควรดูก่อนว่าในหนึ่งออเดอร์ ทีมงานต้องทำงานซ้ำกี่ครั้ง
ลองดู Workflow ทั่วไปของร้านค้าออนไลน์
ลูกค้าสั่งสินค้า
→ ตรวจสอบออเดอร์
→ นำชื่อและที่อยู่ไปสร้างรายการส่ง
→ เลือกขนส่ง
→ พิมพ์ใบปะหน้า
→ แพ็กสินค้า
→ ส่งพัสดุ
→ ติดตามสถานะ
หากทุกขั้นตอนต้องใช้พนักงานทำด้วยตัวเองทั้งหมด เมื่อออเดอร์เพิ่มจาก 50 เป็น 500 รายการ งานหลายอย่างก็อาจเพิ่มขึ้นประมาณ 10 เท่าตามไปด้วย
ดังนั้นสิ่งที่ธุรกิจควรแก้ก่อนคือ ลดงานที่ต้องทำซ้ำในแต่ละออเดอร์
คีย์ที่อยู่ลูกค้าทีละรายการ เสียเวลามากกว่าที่คิด
หนึ่งในงานที่พบได้บ่อยในร้านค้าออนไลน์คือการนำข้อมูลจากระบบขายมากรอกใหม่ในระบบขนส่ง
ชื่อ
เบอร์โทร
ที่อยู่
รหัสไปรษณีย์
น้ำหนักสินค้า
รายละเอียดพัสดุ
หากมีเพียงวันละ 10-20 รายการอาจยังไม่เป็นปัญหา
แต่ถ้ามีวันละหลายร้อยรายการ การคีย์ข้อมูลเดิมซ้ำอีกครั้งไม่เพียงเสียเวลา แต่ยังเพิ่มโอกาสกรอกชื่อ ที่อยู่ หรือเบอร์โทรผิดอีกด้วย
ทางแก้คือพยายามทำให้ ข้อมูลออเดอร์และข้อมูลการจัดส่งเชื่อมต่อกัน
ยิ่งลดจำนวนครั้งที่พนักงานต้องนำข้อมูลเดิมมากรอกใหม่ได้มากเท่าไร งานหลังบ้านก็ยิ่งลดลง
พิมพ์ใบปะหน้าหลายออเดอร์ ทำยังไงให้เร็วขึ้น?
อีกหนึ่งปัญหาที่ร้านซึ่งมียอดส่งเยอะมักเจอคือ พิมพ์ใบปะหน้าทีละออเดอร์
หากต้องเปิดรายการ → กดพิมพ์ → กลับหน้าเดิม → เปิดรายการถัดไป ซ้ำหลายร้อยครั้ง ย่อมใช้เวลาโดยไม่จำเป็น
ระบบจัดส่งสำหรับธุรกิจจึงควรรองรับการจัดการหลายรายการ และช่วยให้ทีมสามารถสร้างรายการและพิมพ์ใบปะหน้าจำนวนมากได้อย่างเป็นระบบ
โดยเฉพาะช่วงแคมเปญ เช่น
9.9
10.10
11.11
12.12
Payday
Flash Sale
Live Commerce
ที่ออเดอร์อาจเข้ามามากกว่าวันปกติหลายเท่า
ระบบหลังบ้านที่สามารถรองรับออเดอร์จำนวนมากได้จึงมีผลโดยตรงต่อความเร็วในการแพ็กและส่งสินค้า
ส่งพัสดุจำนวนมาก ต้องเพิ่มพนักงานเสมอไปไหม?
ไม่จำเป็นเสมอไป
ก่อนเพิ่มพนักงาน ธุรกิจควรถามว่า
“งานส่วนไหนที่ระบบสามารถทำแทนคนได้?”
ตัวอย่างงานที่สามารถลดขั้นตอนได้ เช่น
- การสร้างรายการจัดส่ง
- การดึงข้อมูลลูกค้ามาใช้
- การตรวจสอบค่าจัดส่ง
- การพิมพ์ใบปะหน้า
- การติดตามสถานะพัสดุ
- การส่งข้อมูลระหว่างระบบ
สิ่งเหล่านี้เป็นงานที่เกิดซ้ำในแทบทุกออเดอร์
ดังนั้นหากสามารถลดเวลาได้เพียงเล็กน้อยต่อหนึ่งรายการ แต่ธุรกิจมีออเดอร์หลายร้อยหรือหลายพันรายการ ผลลัพธ์ที่ได้จะเริ่มมีความแตกต่างอย่างชัดเจน
ขายของหลายออเดอร์ ควรมีระบบส่งพัสดุแบบไหน?
ระบบจัดส่งสำหรับร้านค้าออนไลน์ที่กำลังเติบโตควรช่วยจัดการอย่างน้อย 4 เรื่อง
1. สร้างรายการส่งได้ง่าย
ไม่ควรต้องกรอกข้อมูลใหม่หลายครั้ง และควรรองรับการทำงานกับพัสดุจำนวนมาก
2. พิมพ์ใบปะหน้าได้สะดวก
เมื่อมีรายการจำนวนมาก ระบบควรช่วยให้ขั้นตอนการเตรียมใบปะหน้าไม่กลายเป็นคอขวดของกระบวนการแพ็กสินค้า
3. ติดตามพัสดุได้
เมื่อส่งพัสดุจำนวนมาก การจำว่าของลูกค้าคนไหนอยู่ที่ไหนแทบเป็นไปไม่ได้
ธุรกิจจึงควรสามารถตรวจสอบสถานะการจัดส่งอย่างเป็นระบบ
4. เชื่อมต่อกับระบบเดิมได้
สำหรับร้านหรือบริษัทที่มีเว็บไซต์ แอปพลิเคชัน หรือระบบหลังบ้านของตัวเอง การสามารถเชื่อมระบบจัดส่งเข้าไปใน Workflow เดิมจะช่วยลดการทำงานซ้ำได้มากขึ้น
เชื่อมขนส่งกับเว็บไซต์ได้ไหม?
ได้ หากระบบขนส่งมี API หรือเครื่องมือสำหรับ Integration
ตัวอย่างเช่น ธุรกิจมีเว็บไซต์ของตัวเอง เมื่อลูกค้าสั่งสินค้า ข้อมูลออเดอร์มีอยู่ในระบบอยู่แล้ว
แทนที่จะให้พนักงาน Copy ข้อมูลออกมาแล้วนำไปกรอกในระบบจัดส่งอีกครั้ง สามารถพัฒนาให้ระบบส่งข้อมูลที่จำเป็นไปยังกระบวนการจัดส่งได้
หลักการทำงานอาจเป็น
ลูกค้าสั่งสินค้า
↓
ระบบของร้าน
↓
API ขนส่ง
↓
สร้างรายการจัดส่ง
↓
พิมพ์ใบปะหน้า
↓
ส่งสินค้า
↓
อัปเดต Tracking
จึงเป็นเหตุผลที่ธุรกิจที่มียอดส่งสูงเริ่มให้ความสำคัญกับการเชื่อมระบบมากขึ้น
API ขนส่งคืออะไร และช่วยร้านค้าออนไลน์อย่างไร?
API ขนส่ง หรือ Shipping API คือช่องทางที่ทำให้ระบบของธุรกิจสามารถสื่อสารกับระบบจัดส่งได้โดยอัตโนมัติ
แทนที่จะให้พนักงานเปิดระบบหนึ่งแล้วนำข้อมูลไปกรอกอีกระบบหนึ่ง ระบบสามารถส่งข้อมูลหากันได้โดยตรง
เช่น
เช็กราคาขนส่ง
ระบบสามารถเรียกข้อมูลบริการและค่าจัดส่งมาใช้ประกอบการเลือกบริการได้
สร้างรายการจัดส่ง
ข้อมูลจากเว็บไซต์หรือระบบหลังบ้านสามารถนำไปสร้าง Shipment ได้
พิมพ์ใบปะหน้า
สามารถเรียกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการพิมพ์ใบปะหน้าจาก Workflow เดิมของธุรกิจ
ติดตามพัสดุ
สถานะการจัดส่งสามารถนำกลับมาใช้ในระบบของธุรกิจได้
ยิ่งธุรกิจมีจำนวนออเดอร์มาก การลดการทำงาน Manual ระหว่างสองระบบก็ยิ่งช่วยลดภาระของทีมได้มากขึ้น
ไม่มี Developer ใช้ระบบช่วยได้ไหม?
ร้านค้าออนไลน์ทุกแห่งไม่ได้มีทีม Developer เป็นของตัวเอง
ดังนั้นก่อนเลือกวิธีเชื่อมระบบ ควรดูว่าธุรกิจอยู่ในระดับไหน
ถ้ายอดส่งยังไม่มากและต้องการเริ่มง่าย ๆ สามารถใช้ระบบจัดส่งโดยตรง
ถ้ามีร้านค้าออนไลน์ที่รองรับ Plugin หรือ Module อาจเลือกเชื่อมระบบด้วยวิธีดังกล่าว
แต่ถ้าธุรกิจมีเว็บไซต์ Application, ERP, OMS, WMS หรือระบบหลังบ้านของตัวเอง และต้องการออกแบบ Workflow เฉพาะ การใช้ API จะเปิดโอกาสให้เชื่อมต่อได้ยืดหยุ่นกว่า
แล้ว SHIPPOP Business ช่วยแก้ปัญหาออเดอร์เยอะได้ตรงไหน?
เมื่อธุรกิจเริ่มมีปัญหาเรื่องจำนวนพัสดุและงานจัดส่ง SHIPPOP Business เป็นอีกหนึ่งทางเลือกสำหรับการจัดการ Shipping Operation
ระบบรองรับการสร้างรายการจัดส่ง พิมพ์ใบปะหน้า และติดตามพัสดุ รวมถึงรองรับธุรกิจที่มีพัสดุจำนวนมาก
สำหรับธุรกิจที่มีระบบของตัวเอง สามารถเชื่อมต่อผ่าน SHIPPOP API เพื่อให้ระบบจัดส่งทำงานต่อเนื่องจากเว็บไซต์ แอปพลิเคชัน หรือระบบหลังบ้านเดิมได้
ส่วนร้านค้าออนไลน์ที่ไม่ต้องการพัฒนาระบบใหม่ทั้งหมด ยังมีทางเลือกในการเชื่อมต่อผ่าน Plugin และ Module ที่รองรับ
เป้าหมายสำคัญจึงไม่ใช่เพียงแค่ “ส่งของได้”
แต่คือ
ทำอย่างไรให้ออเดอร์เพิ่มขึ้น โดยที่งานจัดส่งไม่จำเป็นต้องเพิ่มขึ้นในอัตราเดียวกัน
ส่งของวันละหลายร้อยชิ้น ควรเริ่มปรับระบบตอนไหน?
ไม่จำเป็นต้องรอจนทีมทำงานไม่ทันก่อนถึงจะเริ่มปรับ
สัญญาณที่บอกว่าธุรกิจอาจถึงเวลาทบทวนระบบจัดส่ง เช่น
- เริ่มคีย์ที่อยู่ลูกค้าซ้ำทุกวัน
- ใช้เวลาทำใบปะหน้ามากขึ้นเรื่อย ๆ
- ออเดอร์เพิ่มแล้วต้องเพิ่มคนตามทันที
- มีการกรอกข้อมูลผิดบ่อย
- ต้องสลับหลายระบบเพื่อทำงานหนึ่งออเดอร์
- ติดตามพัสดุจำนวนมากได้ยาก
- มีเว็บไซต์หรือระบบของตัวเอง แต่ระบบจัดส่งยังแยกออกจากกัน
- ช่วงแคมเปญมักแพ็กหรือส่งสินค้าไม่ทัน
หากเริ่มพบปัญหาเหล่านี้หลายข้อพร้อมกัน แสดงว่าปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่ “คนทำงานไม่เร็วพอ”
แต่อาจอยู่ที่ Workflow ยังมีขั้นตอน Manual มากเกินไป
สรุป ออเดอร์เยอะไม่ควรทำให้งานหลังบ้านโตตาม
ยอดขายที่เพิ่มขึ้นควรทำให้ธุรกิจเติบโต ไม่ใช่ทำให้ทีมหลังบ้านต้องทำงานซ้ำมากขึ้นเรื่อย ๆ
หากร้านเริ่มมีออเดอร์จำนวนมาก ควรเริ่มจากการหาให้เจอว่างานส่วนไหนกำลังเสียเวลา เช่น การคีย์ข้อมูลซ้ำ การสร้าง Shipment การพิมพ์ใบปะหน้า หรือการติดตามพัสดุ
จากนั้นจึงเลือกใช้ระบบและ Automation เข้ามาลดขั้นตอนเหล่านั้น
สำหรับธุรกิจที่มียอดส่งจำนวนมาก หรือต้องการเชื่อมระบบจัดส่งเข้ากับเว็บไซต์ แอปพลิเคชัน หรือระบบหลังบ้าน SHIPPOP Business รองรับทั้งการใช้งานผ่านระบบ SHIPPOP การเชื่อมต่อ API รวมถึง Plugin และ Module
เพื่อให้ธุรกิจสามารถโฟกัสกับการเพิ่มยอดขายได้มากขึ้น โดยไม่ต้องให้งานจัดส่งกลายเป็นคอขวดของการเติบโต
ถ้าธุรกิจของคุณกำลังเจอปัญหาออเดอร์เยอะ ส่งของไม่ทัน หรือมีขั้นตอนจัดส่งที่ต้องทำซ้ำจำนวนมาก สามารถปรึกษาทีม SHIPPOP เพื่อวิเคราะห์รูปแบบการจัดส่งและเลือกวิธีเชื่อมต่อที่เหมาะกับธุรกิจได้
